Politique de confidentialité
Dernière mise à jour : 21 mai 2026
La présente politique explique comment Hopvoice, service édité par Maindset Digital, collecte et traite les données personnelles. Elle complète nos mentions légales et nos conditions générales.
1. Responsable de traitement
Les données décrites ci-dessous sont traitées par Maindset Digital, SARL dont le siège est situé 971 avenue du Mas de Sapte, 34130 Saint-Aunès, France.
Pour toute question relative à vos données personnelles, vous pouvez contacter notre délégué à la protection des données à l'adresse dpo@hopvoice.fr.
2. Deux rôles distincts : responsable de traitement et sous-traitant
C'est le point clé pour comprendre cette politique. Hopvoice n'a pas le même rôle selon les données concernées.
- Données de nos clients (les concessions et commerciaux qui utilisent Hopvoice) : compte, facturation, navigation, voix enregistrée pour la fonction de voix personnalisée. Pour ces données, Maindset Digital est responsable de traitement, et c'est la présente politique qui s'applique.
- Données des prospects importées dans Hopvoice par nos clients (les personnes destinataires des messages vocaux) : pour ces données, le client est responsable de traitement et Hopvoice agit comme sous-traitant, uniquement sur instruction du client. Les conditions de ce traitement sont fixées par l'accord de sous-traitance annexé à nos Conditions générales.
Concrètement, si vous avez reçu un message vocal et souhaitez savoir d'où viennent vos coordonnées ou les faire supprimer, c'est l'entreprise qui vous a contacté qui en est responsable (voir la section 8).
3. Données collectées
En tant que responsable de traitement, nous collectons les données de nos clients :
- Données de compte : adresse email (utilisée pour la connexion par lien magique), nom, organisation de rattachement.
- Données de facturation : packs de crédits et abonnement souscrits, historique des paiements. Les coordonnées bancaires sont saisies directement chez notre prestataire de paiement et ne transitent pas par nos serveurs.
- Données d'utilisation du service : campagnes créées, scripts de messages, statistiques d'envoi.
- Enregistrement de voix personnalisée : si vous utilisez la fonction de voix personnalisée, l'enregistrement de la voix du commercial constitue une donnée personnelle. Il sert uniquement à générer une voix de synthèse pour vos campagnes.
- Données de navigation : voir la section 9 consacrée aux cookies.
- Demandes de contact : nom, adresse email, téléphone, société et message, lorsque vous nous écrivez.
En tant que sous-traitant, nous traitons pour le compte de nos clients les fichiers de prospects qu'ils importent. Ces fichiers contiennent généralement le numéro de téléphone, le prénom, le nom et la civilité des personnes à contacter.
4. Finalités et bases légales
| Finalité | Base légale |
|---|---|
| Création et gestion du compte, fourniture du service | Exécution du contrat |
| Facturation et paiement | Exécution du contrat et obligation légale |
| Création d'une voix personnalisée | Consentement et exécution du contrat |
| Réponse aux demandes de contact | Intérêt légitime |
| Envoi des emails liés au service (connexion, notifications) | Exécution du contrat |
| Mesure d'audience du site | Consentement |
| Sécurité, prévention des abus, correction des erreurs techniques | Intérêt légitime |
5. Durées de conservation
- Données de compte : conservées pendant toute la durée de la relation contractuelle. À la suppression du compte, une période de grâce de 7 jours permet d'annuler la demande, puis les données sont définitivement supprimées.
- Données de facturation : conservées 10 ans, conformément aux obligations comptables et fiscales.
- Enregistrement de voix personnalisée : conservé tant que la voix personnalisée est utilisée, et supprimé à votre demande ou à la clôture du compte.
- Données de prospects traitées pour le compte de nos clients : conservées le temps de l'exécution de la campagne. Notre prestataire de dépôt des messages conserve les données nécessaires à l'envoi pendant 3 mois.
- Demandes de contact : conservées jusqu'à 3 ans après le dernier échange.
- Cookies de mesure d'audience : voir la section 9.
6. Destinataires des données
Pour fournir le service, nous faisons appel à des prestataires techniques susceptibles de traiter des données personnelles pour notre compte, en qualité de sous-traitants. Ils interviennent dans les domaines suivants :
- hébergement de l'application et stockage des données (base de données, fichiers audio) ;
- dépôt technique des messages vocaux sur les répondeurs ;
- synthèse vocale et génération des voix personnalisées ;
- traitement des paiements ;
- envoi des emails liés au service ;
- surveillance des erreurs techniques ;
- mesure d'audience du site (voir la section 9).
Chacun de ces prestataires est encadré par un contrat conforme à l'article 28 du Règlement général sur la protection des données et n'utilise les données que pour les besoins du service. La liste détaillée et nominative de nos sous-traitants peut être communiquée sur simple demande à dpo@hopvoice.fr.
Nous ne vendons ni ne louons vos données personnelles à des tiers.
7. Transferts de données hors de l'Union européenne
Certains de nos prestataires sont établis en dehors de l'Union européenne, principalement aux États-Unis (notamment pour la synthèse vocale, l'envoi des emails et la surveillance technique). Nos principaux prestataires d'infrastructure hébergent quant à eux les données sur des zones situées dans l'Union européenne, même si leurs sociétés mères sont établies aux États-Unis.
Lorsque des données sont transférées hors de l'Union européenne, ces transferts sont encadrés par des garanties appropriées au sens du Règlement général sur la protection des données : clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne et, le cas échéant, certification au titre du Data Privacy Framework entre l'Union européenne et les États-Unis. La liste des prestataires concernés et une copie des garanties applicables peuvent être obtenues sur demande à dpo@hopvoice.fr.
8. Vos droits
Conformément au Règlement général sur la protection des données, vous disposez d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, d'opposition, de limitation et de portabilité sur vos données personnelles.
Si vous êtes client de Hopvoice, vous pouvez exercer ces droits en écrivant à dpo@hopvoice.fr. Une réponse vous sera apportée dans le délai d'un mois.
Si vous avez reçu un message vocal sans être client de Hopvoice, les coordonnées utilisées pour vous contacter ont été importées dans Hopvoice par l'entreprise qui vous a adressé ce message. Cette entreprise est responsable de ce traitement : c'est auprès d'elle que vous exercez vos droits en priorité. Vous pouvez également écrire à dpo@hopvoice.fr, qui transmettra votre demande à l'entreprise concernée et vous orientera.
9. Cookies et mesure d'audience
Le site Hopvoice utilise deux catégories de cookies.
- Cookies strictement nécessaires : ils assurent le fonctionnement du site et le maintien de votre session connectée. Ils ne nécessitent pas votre consentement.
- Cookies de mesure d'audience : nous utilisons Google Analytics, déployé via Google Tag Manager, pour comprendre comment le site est utilisé. Ces cookies ne sont déposés qu'après votre consentement.
Lors de votre première visite, un bandeau vous permet d'accepter ou de refuser les cookies de mesure d'audience. Vous pouvez modifier votre choix à tout moment en cliquant sur le lien « Gérer mes cookies » présent en pied de page. Les cookies de mesure d'audience et les données associées sont conservés pour une durée maximale de 13 mois.
10. Réclamation auprès de la CNIL
Si vous estimez que le traitement de vos données personnelles n'est pas conforme à la réglementation, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL), 3 Place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07, ou sur www.cnil.fr.
11. Modification de la politique
Nous pouvons faire évoluer la présente politique de confidentialité. La date de dernière mise à jour figure en haut de cette page. En cas de modification substantielle, nous vous en informerons par un moyen approprié.